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INTRODUCCIÓN

Continuando con el proceso de gestión del talento humano por competencias y teniendo en cuenta que la Distribuidora LAP SAS muestra la necesidad de tener un manual de inducción como política para el ingreso de nuevos empleados a la empresa, se supone elaborar el presente manual de indicción con el propósito de integrar a los nuevos empleados con la estructura de la empresa. El Manual de inducción es muy importante ya que presenta los lineamientos y políticas necesarias para realizar un acompañamiento adecuado a los nuevos empleados al momento de iniciar sus labores en la empresa, esto minimiza las experiencias negativas que suelen tener los empleados en empresas donde no hay proceso de inducción. El Manual de inducción es un instrumento que les brinda información básica a los empleados para realizar sus trabajos de forma satisfactoria. Es un elemento del proceso de socialización del trabajador nuevo que debe realizar la persona encargada de la gestión humana. Esta socialización es un proceso continuo que pretende inculcar en todos los empleados las actitudes, valores y patrones de conducta que la empresa espera de todos y cada uno de ellos.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE INDUCCION. OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un manual de inducción para la Distribuidora LAP, en el cual se definan las políticas y procedimientos que modifican el proceso de inducción para los empleados nuevos de la Distribuidora.

OBJETIVOS ESPECIFICIOS:

Establecer y diseñar los lineamientos generales para realizar el proceso de inducción de los empleados que ingresan nuevos a la Distribuidora.

Diseñar los instrumentos de recolección de la información para todo el proceso de inducción de la empresa.

Proporcional a la Distribuidora LAP SAS un instrumento administrativo que contemple de manera estandarizada, los pasos que se deben seguir para la introducción de los nuevos empleados y el contenido de la misma.

Estructurar pasos a paso el proceso de inducción para los empleados nuevos y como refuerzo para los empleados antiguos.

ALCANCE

Este manual constituye una guía fundamental de trabajo que requieren las personas encargadas de la gestión humana, en él están contemplados los procedimientos para realizar la introducción de los empleados nuevos de la Distribuidora LAB SAS. Las directrices que señala este manual requieren ser revisadas periódicamente por parte del personal involucrado en las funciones que cubre, a fin de especificar qué se cumple con los requisitos y resultados esperados por la Distribuidora LAP SAS.

APLICABILIDAD DEL MANUAL

El presente manual es aplicable a todos los cargos necesarios o cargos nuevos de la Distribuidora LAP SAS; Se debe tener en cuenta que si se desea realizar alguna modificación de debe seguir los lineamientos de la empresa con autorización previa de la gerencia general. Los empleados nuevos son prioritarios para la aplicación de este manual, sin embargo es importante involucrar en este proceso a los empleados afectados de la empresa como refuerzo y apoyo a la estructura organizacional.

NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA A LA HORA DE IMPLEMENTAR EL PROCESO DE INDUCCIÓN

La implementación del proceso de inducción de personal nuevo y antiguo es una carga del área de gestión humana, el responsable del área a la cual ingresa el nuevo empleado de los compañeros de trabajo de la misma área.

El área de gestión humana debe realizar todo el proceso de inducción e informar al responsable del área cuando y como debe realizar la inducción del puesto y la socialización de las funciones y las autoridades de carga.

El jefe de área debe realizar la inducción de puesto y la socialización de las funciones y las notificaciones del cargo ya su vez presentarlo a sus compañeros de trabajo.

Los compañeros de trabajo deben dar la bienvenida al nuevo compañero y realizar el acompañamiento pertinente en las labores colectivas.

POLÍTICAS

El área de Gestión Humana será responsable de informar todo lo relacionado con la organización: Misión, Visión, Valores, historia, estructura organizacional, beneficios socioeconómicos, reglamento interno de trabajo y normas de conducta interna.

Toda persona que ingrese nueva a la empresa, sin excepción debe recibir la indicción de la empresa, introducción de puesto de trabajo y socialización de funciones y comisiones de carga.

Toda persona nueva que deberá participar de todos los cambios en cuanto a nuevas políticas y reestructuraciones, que requiera información también a los empleados antiguos.

Se debe verificar el proceso de inducción y reinducción en la cabeza del área de gestión humana y los jefes de las áreas a donde hayan ingresado nuevos colaboradores, con el fin de establecer los ajustes necesarios que garanticen la permanencia y la utilidad del programa.

El proceso de inducción y reinducción debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la organización con el fin de mantenerlos conectados a todos los empleados de la empresa; según lineamientos de la gerencia de la misma.

PROPÓSITO

El propósito fundamental de un programa de inducción, es lograr que el empleado nuevo identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones internas y externas en evolución permanente, en las que un buen desempeño de parte suya, incidirá directamente sobre el logro de los objetivos corporativos. Para que un programa de inducción y entrenamiento sea efectivo, debe permitir encausar el potencial de la nueva persona en la misma dirección de los objetivos de la empresa. Es fundamental que se le dé a este proceso un enfoque integral e interdisciplinario y que se desarrolle en un ambiente de excelente comunicación y participación, para que puedan alcanzar los objetivos planteados

1. Facilidad de ajuste del nuevo empleado a la organización: Ayuda al empleado a ajustar a la organización tanto formal como informalmente.

2. Proporcionar información respecto a las tareas y las expectativas en el desempeño: los empleados desean y necesitan saber lo que se espera de ellos.

3. Reforzar una impresión favorable: Ayuda al empleado a calmar los temores que podría tener acerca de lo que podríamos tomar una buena decisión de empleo.

INDUCCIÓN GENERAL A LA EMPRESA

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO.LAP es una distribuidora de consumo masivo destinado a la transformación de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado. Se proyectó una oportunidad de negocio al anunciar que todos los tenderos, que se desplazarán hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Es así que comenzó a satisfacer las necesidades de sus clientes, los tenderos La distribución comenzó a funcionar en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad de fácil acceso para todos. En los últimos 10 años, el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y ascendente. Esto les permite hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal directo de 18 personas, que se encargan de las áreas administrativas y comerciales. Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25 años, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General operada en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta Es así como un nivel nacional se cuenta con una planta de personal directo de 168 colaboradores y una no indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25 años, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General operada en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta Es así como un nivel nacional se cuenta con una planta de personal directo de 168 colaboradores y una no indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25 años, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General operada en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta Es así como un nivel nacional se cuenta con una planta de personal directo de 168 colaboradores y una no indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General operan en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta. Es así como un nivel nacional se cuenta con una planta de personal directo de 168 colaboradores y una no indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General operan en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta. Es así como un nivel nacional se cuenta con una planta de personal directo de 168 colaboradores y una no indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio

'''VISIÓN. '''Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos niveles de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

MISIÓN Somos una compañía líder en la lista de productos de consumo masivo, con altos índices de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, solicitar un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea

VALORES Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a nuestros clientes:

Nos importan: la salud y la seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de quienes se benefician con nuestros productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible comprometido con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

 

BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS

Los servicios y beneficios sociales son medios indispensables del complemento y apoyo proporcionados y financiados por la empresa LAP, para estimular y mantener la fuerza de trabajo en un nivel satisfactorio de moral y productividad. Este paquete de medidas contribuye a una mejora del bienestar laboral, ya un aumento de la productividad, como resultado positivo para la empresa.

NORMAS GENERALES

1. Asistir a la inducción, así como a todos los cursos impartidos por la empresa. Esto ayuda a desarrollar tus habilidades y capacidades

2. Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa.

3. Horario general de trabajo. Horas de comida, horario de descanso. Sanciones correspondientes. Uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas.

4. Día, lugar y hora de pago.

5. Políticas en cuanto a tiempo extra, manejo de compensaciones e incrementos de salario.

6. Qué se debe hacer cuando se falta. Explicarle al empleado a quién debe dirigirse, si necesita un permiso o tiene un problema de salud. Explicarle es la sanción correspondiente en caso de faltas no justificadas. Vacaciones y días feriados. ¿Cuál es el período vacacional y cómo se pide? Especifique los días que no se trabaja y, si existen, en qué días se trabaja hasta el mediodía.

7. En dónde están los extintores, la escalera de emergencia, etcétera. Áreas de servicio al personal. Enseñarle el baño; si existen, mostrarle el comedor, la sala de descanso, la sala de capacitación, los casilleros, etcétera. Reglamento interior de trabajo. Explicarle y darle una copia.

8. Actividades recreativas de la empresa. Algunos negocios tienen su propio equipo de fútbol, ​​boliche, etc., o eventos extra para sus empleados. Es buena idea tenerlos porque favorecen la integración del personal.

9. El Departamento de Recursos Humanos debe informar todo lo relacionado con la empresa; misión, visión, historia, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos y normas de conducta interna y todo lo que tengamos relación con el departamento, sucursal o agencia al cual será adscrito.

INDUCCION AL PUESTO ESTÁNDARES DE RECIBIMIENTO AL NUEVO FUNCIONARIO

Jamás se debe olvidar tener un buen gesto con tus nuevos trabajadores dándoles la bienvenida ya que con él lograrás motivarlos en su trabajo. Todo funcionario nuevo en nuestra empresa LAP, tendrá el privilegio de conocer de cerca todas las áreas de nuestra empresa, ya que se realizará un pequeño Tour y podrá socializar con cada área para así ir familiarizando al nuevo funcionario, pero a su vez le entregaremos una carta de bienvenida y así poder sentir que será parte fundamental de esta gran empresa.

OBJETIVO

Conocer físicamente las instalaciones, tanto de las oficinas centrales como de las agencias, además de presentar al nuevo colaborador al personal de diversas áreas.

EJEMPLO DE CARTA DE BIENVENIDA:

(Ciudad y fecha)

Apreciado señor (nombre del nuevo trabajador):

En representación de nuestra empresa LAP es muy grato poder dirigirme a usted para darle una cordial bienvenida como parte del equipo de trabajo de nuestra compañía. De este modo, es mi deber hacer de su conocimiento que cada uno de nuestros trabajadores, desempeñar un rol o papel diferente dentro de nuestra empresa, por lo que nos será de gran ayuda el poder contar con su informe y conocimientos tanto a nivel profesional como personal y más aún nos sentimos realmente muy contentos de poder tener un trabajador tan capacitado y versátil como lo es usted; según nos lo demuestra su perfil profesional.

De igual manera, mucho le agradeceré que pueda acercarse a mi oficina veinte minutos antes del refrigerio o receso, para que pueda indicarle algunos detalles importantes sobre la empresa y el puesto de trabajo que usted desempeñará ahora en adelante. Asimismo, deseo darle a conocer cómo es el método de trabajo en nuestra compañía.

Deseamos sinceramente, que usted se sienta en absoluta confianza en nuestra empresa; puesto que todos nuestros empleados se caracterizan por ser un gran equipo de trabajo y una gran unidad capaz de lograr todos los objetivos y metas que nuestra compañía se fija constantemente.

De esta manera, todos nuestros trabajadores tendrán un día en su capacidad de trabajo en equipo brindándose apoyo a otros en todo lo que necesiten; para así poder sacar todos juntos la empresa adelante.

Asimismo, el individualismo no encaja en nuestra compañía; por el contrario como lo indiqué anteriormente, todos somos una gran unidad o familia. Esperamos que usted pueda integrarse rápidamente a nuestro equipo de trabajo y que pueda demostrar su buen rendimiento, desarrollo y crecimiento como profesional.

Una vez más le doy la más sincera y cordial bienvenida a nuestra empresa e índico que en caso de tener alguna duda sobre cualquier tema, puede hacérmela llegar a mí personalmente o cualquiera de sus compañeros de trabajo, porque estoy seguro apoyarlo ya ayudarlo.

MISIÓN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA

La misión de la dirección de ventas es planear, dirigir y controlar el equipo comercial para cubrir objetivos previstos. Es la dirección de ventas la responsable directa de lograr ingresos, mejorar la cuota de mercado y optimizar los beneficios del negocio.

OBJETIVOS DEL DIRECTOR COMERCIAL

Ø Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el manual de funciones.

Ø Planifica las estrategias de su equipo.

Ø Valorar y controlar su trabajo para controlar el alcance de los objetivos previstos.

Ø Entender las consecuencias económicas de la empresa.

Ø Debe tener capacidad para dirigir y motivar a su equipo. Dirigir "es hacer que la gente haga cosas"; motivar es conseguir "que lo quieran hacer".

Ø Transmitir seguridad.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA

MISIÓN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL CARGO PARA EL CUAL FUE SELECCIONADO

Misión Lograr las cuotas de venta en términos de cifras de ventas y volumen de negocios; incluidos aquí los objetivos de mantenimiento, incrementos y renovaciones de la cartera de clientes.

RESULTADOS ESPERADOS DE UN DIRECTOR COMERCIAL

Objetivos cuantitativos:

Ø Previsión de ventas en pesos.

Ø Previsión de ventas en productos.

Ø Previsión de ventas por zonas geográficas.

Ø Previsión de ventas por vendedores.

Ø Número de visitas.

Ø Número de pedido.

 

Objetivos cualitativos:

Ø Captación de nuevos clientes.

Ø Recuperación de clientes perdidos.

Ø Introducción de nuevos productos.

Ø Ampliar gama en un punto de venta.

'''QUE OFRECE DISTRIBUIDORA LAP SAS A SUS EMPLEADOS. EMPLEO ESTABLE'''

Al finalizar su período de prueba (30 días) usted pasa a formar parte de manera permanente del personal de la Organización, y en consecuencia a no ser degradado o despedido sin causa justificada.

SALARIO A obtener el pago regular y completo de su remuneración desde el día de la toma de posesión del cargo para el que haya sido nombrado (a).

CAPACITACION. Distribuidora LAP SAS promueve la capacitación de su personal en forma permanente y obligatoria, dicha capacitación se realiza a través de diferentes centros, el Dpto. Recursos humanos es quien coordina toda actividad relacionada con la capacitación.

AUMENTO DE SUELDO. El cual se hace atendiendo factores como: eficiencia, antigüedad, actitudes y comisiones del empleado.

PERMISOS Los Directores Generales, podrán autorizar permisos sin reducción de sueldos a su personal, para asistir a clases de la Universidad o cualquier centro de enseñanza, durante una hora diaria de su jornada de trabajo. Siempre que con ello no menoscabe el desenvolvimiento normal de las labores, comprobando que no existe otra hora para recibir dicha clase.

SISTEMA DE VIÁTICOS. Se da a todo trabajador que sea asignado a realizar trabajos fuera de la sede en que normalmente presta sus servicios, estos se regirán según la tabla.

EQUIPO DE TRABAJO. Distribuidora LAP SAS proporciona a sus empleados, los útiles, instrumentos y equipos necesarios para el buen funcionamiento de su trabajo.

CONSECIONES ESPECIALES. Todo empleado disfruta de un beneficio económico navideño (aguinaldo).

SEGURO COLECTIVO. Distribuidora LAP SAS ofrece un seguro de vida colectivo, con la Aseguradora Seguros Bolívar quedando a criterio de cada empleado el que desee suscribir. Además Seguros Bolívar ofrece un seguro contra riesgos de trabajo, con el fin de brindar protección a la familia del empleado, el cual se da de acuerdo a la categoría del trabajador y otros beneficios por invalidez, muerte, separación, préstamos personales y vivienda.

RECREACION Y DEPORTES. Como empleado de Distribuidora LAP, puede formar parte de las distintas actividades: deportivas, sociales y culturales como una forma de relación social

LO QUE DISTRIBUIDORA LAP SAS ESPERA DE SUS EMPLEADOS. PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA. Distribuidora LAP exige a sus empleados presentarse puntualmente, a sus laboratorios en las horas señaladas para tal efecto. Para el control de asistencia se dará un carnet el cual debe marcar cada vez que ingrese o venda el edificio siempre y cuando cuente con el respeto pase autorizado por el jefe inmediato.

Horario de trabajo: Por el hecho de desempeñar un cargo de CONFIANZA Y MANEJO, el trabajador está excluido de la regulación sobre jornada máxima legal y deberá trabajar el número de horas necesarias para el desempeño de la caballería de sus funciones, por lo cual no tendrá lugar al reconocimiento de horas extras cuando sobrepasen el límite legal. Ello sin perjuicio de cumplir los horarios limitados señalados por la organización.

BUEN DESEMPEÑO EN EL PUESTO. El empleado debe desempeñar el puesto para el que ha sido nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficiencia que requiere la naturaleza de este.

PERMANENCIA EN EL PUESTO. Cumplir con sus obligaciones en el puesto de trabajo, por lo que en horas hábiles es recomendable permanecer en su puesto de trabajo, cuando por alguna circunstancia tengamos que informar a su jefe inmediato.

PRESENTACIÓN ADECUADA. Distribuidora LAP solicita a sus empleados vestirse y arreglarse con precisión y poner todo su esmero para una buena presentación personal.

CONFIDENCIALIDAD Es indispensable en nuestro trabajo guardar la discreción necesaria sobre los asuntos relacionados con él mismo.

CUIDADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE TRABAJO. El trabajador se compromete a mantener en buen estado el equipo y mobiliario, cuidar los objetos, maquinarias y útiles de oficina que se le asignan para el desempeño de sus funciones y / o actividades, y en general todas las pertenencias de la Compañía.

BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES. Deberá mantener relaciones cordiales, respeto para su jefe inmediato y compañeros de trabajo; evitando discordias y desavenencias que solo dificil el buen desempeño.

CORTESÍA La actitud hizo el público debe ser cortés, cálida y amable, brindar un excelente servicio de modo que no se originó quejas justificadas por el mal servicio o por falta de atención.

LEALTAD Usted es un miembro de nuestra institución, por tanto le debe lealtad, contribuye con su trabajo y conducta personal al éxito y prestigio de la misma.

SEGUIMIENTO

Hacer seguimiento y evaluación tanto del trabajador como del proceso. El jefe inmediato deberá, así mismo, estar pendiente del proceso de inducción del nuevo empleado dentro del área de trabajo avance del acuerdo con el plan establecido y de que logre un aprendizaje práctico del desempeño de las funciones. Igualmente, retroalimentar a la oficina de Recursos Humanos sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que considere relevantes.

DESPEDIDA

Hemos llegado al término de este Manual y te recomendamos tenerlo a tu alcance y leer con frecuencia, esperando que este documento sea de gran utilidad ahora que estas iniciando tus actividades, ya lo largo de tu permanencia en esta Organización, Te invitamos a unamos esfuerzos, aportando nuestras mejores aptitudes, actitudes y conocimientos previamente adquiridos; así como trabajar con responsabilidad, disponibilidad de disponibilidad, preparándonos mas día a día, mejorando nuestro desempeño dentro de DISTRIBUIDORA LAP SAS

Nuevamente bienvenido (a)

ESPERAMOS QUE ESTE MANUAL LE AYUDE A CONOCER MEJOR SU PUESTO DE TRABAJO, SUS COMPAÑEROS Y NUESTRA ORGANIZACION DISTRIBUIDORA LAP SAS

MANUAL DE INDUCCIÓN DISTRIBUIDORA LAP SAS

EVALUACION DE LA INDUCCIÓN

Al finalizar la Inducción, la Directora de Capacitación le proporcionará al nuevo colaborador un formato Evaluación de la Inducción con el fin de evidenciar la claridad de los temas específicos en la inducción.

Posteriormente se hará un análisis del resultado y se sugerirá la capacitación necesaria.

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