User:Sarananmadji

Management de l’information

SONHAYE

La dématérialisation des documents

I. La dématérialisation des

documents : de quoi s’agit-il ?

Pour comprendre le concept de numérisation nous allons définir les techniques préalables qui le favorisent.

1. La numérisation

La numérisation est l’opération technique qui consiste à transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document sur support papier ou film vers un support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur. La numérisation est l’opération technique qui consiste à transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document sur support papier ou film vers un support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur. La dématérialisation des documents I. La dématérialisation des documents : de quoi s’agit-il ? Une autre technique de numérisation, moins fréquente et qui concerne surtout les plans, est la vectorisation qui base la transposition sur le calcul des coordonnées de chaque trait du dessin, permettant ainsi, lors de l’agrandissement de l’image, d’avoir toujours une définition parfaite, alors que l’image issue du scan perd de la netteté au fur et à mesure que l’on zoome (sauf en cas de haute définition) Une autre technique de numérisation, moins fréquente et qui concerne surtout les plans, est la vectorisation qui base la transposition sur le calcul des coordonnées de chaque trait du dessin, permettant ainsi, lors de l’agrandissement de l’image, d’avoir toujours une définition parfaite, alors que l’image issue du scan perd de la netteté au fur et à mesure que l’on zoome (sauf en cas de haute définition). Dans le langage courant, numériser équivaut à scanner. Le format le plus courant est le PDF mais il existe d’autres formats de données, notamment le TIFF (dans l’éditique par exemple) et le format image JPEG. Se greffent ensuite sur le scan diverses technologies de traitement de l’image. La plus significative est la reconnaissance de caractères (OCR) qui retransforme l’image d’un texte en mots pour faciliter la recherche d’information et l’indexation. Se greffent ensuite sur le scan diverses technologies de traitement de l’image. La plus significative est la reconnaissance de caractères (OCR) qui retransforme l’image d’un texte en mots pour faciliter la recherche d’information et l’indexation. La numérisation de documents papier ou film pose la question du retour sur investissement de l’opération qui peut se trouver : dans une plus grande rapidité de traitement d’une l’information partagée ou d’accès à l’information dès lors qu’elle est en ligne et non plus dans des archives papier éloignées ; ou bien dans le fait que l’état du support initial était tellement dégradé que la numérisation était le seul moyen de le préserver (cas de vidéos analogiques par exemple) ; …ou bien encore dans le gain du stockage papier (dans le cas où les documents papier sont détruits après scan) ; malheureusement, le devenir des papiers numérisés n’est pas toujours pris en compte au début de l’opération, ceci conduisant parfois à des incohérences. En effet, la numérisation s’oppose en quelque sorte à la production native de documents numériques, c’est-à-dire sans passer par la case papier. Alors que l’écrit électronique est reconnu par le droit européen depuis 1999, il faudra bien cesser un jour de fabriquer des documents papier pour les scanner, sans parler d’imprimer ensuite les scans Autrement dit, la « vraie dématérialisation » est la dématérialisation des processus. Digitalisation est un anglicisme qui est employé aussi bien pour numérisation que pour dématérialisation, ce qui entretient un peu plus la confusion. En résumé, et indépendamment des mots, il convient de faire la différence entre, d’une part, l’action de transformer un objet analogique en objet numérique et, d’autre part, la démarche de concevoir un système fiable de production, diffusion et conservation de documents (au sens large d’objets d’information qui supportent un contenu qui informe sur un fait ou une idée) nativement numériques. En résumé, la dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (actes d’état civil, casiers judiciaires, correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…)qui transitent au sein des administrations publiques ou privées (entreprises) dans le cadre d’échanges avec des partenaires. C’est le remplacement des documents papiers par des fichiers informatiques est le concept type de l’administration électronique. II. La dématérialisation se substitue à quelle gestion (matérielle et informatique avant les réseaux). La dématérialisation représente l’un des premiers piliers de la transformation digitale des organismes publics et privés. Elle consiste à substituer des supports d’information matériels par des fichiers numériques ou à créer directement des documents numériques pour les intégrer à un processus.

II. La dématérialisation se substitue à quelle gestion (matérielle et informatique avant les réseaux).

La dématérialisation permet ainsi une meilleure gestion et facilite l’accès aux données et aux documents, qu’ils soient internes ou issus de contacts externes. Plus globalement, ce processus d’informatisation inclut :

Face au procédé technique de numérisation qui vise un stock ou un flux de documents, le terme dématérialisation est assez général, assez large et surtout ambigu, avec des définitions conceptuelles ou globales. « La dématérialisation consiste à substituer à un produit physique existant, un produit n’ayant aucune existence physique ou un service » écrit Gilles de Chezelles dans son livre La dématérialisation des échanges (Hermes Science Publishing, Lavoisier, 2007). Autre explication (sur le site http://www.infogreffe.fr ) : « La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs,…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). » La dématérialisation peut donc inclure (et inclut souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support analogique et ne manipuler que des données. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle du cercle vertueux qui conduit à penser numérique, à mieux comprendre les technologies numériques pour mieux les utiliser comme support ou vecteur de l’information, plutôt que continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à cette pensée, ce qui est d’une certaine manière contre-nature (à supposer que la technologie ait une nature…) ou qui, du moins, ne va pas dans le sens de l’histoire. La dématérialisation des documents qui consiste à la numérisation de documents papiers comme les courriers, les factures et les bulletins de salaire. • La dématérialisation des échanges qui est un processus accéléré par le développement d’Internet. • La dématérialisation des processus métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d’une entreprise (achats, comptabilité, gestion commerciale, marketing, etc.). Pourquoi doit – on dématérialiser ?

• Face aux volumes croissants des documents traités quotidiennement, la dématérialisation représente un sujet d’actualité car elle permet d’optimiser leurs performances. Il est donc nécessaire de rappeler ses avantages. Gain de temps dans le traitement, le partage, l’archivage et la consultation du contenu numérique, en tout lieu et à tout moment. • Réduction des coûts : la dématérialisation mène à réduire les coûts de traitement (impression, photocopie, affranchissement et stockage) et à soutenir le développement durable. Meilleure gestion relationnelle avec l’ensemble des acteurs d’une organisation avec l’émergence de plateformes de partage communautaire encourageant le travail collaboratif. • Réduction des délais permettant une réactivité à tous les niveaux (collaborateurs, fournisseurs, clients, concurrents).

Le Web Social

Introduction

Le Web social fait référence à une vision d'Internet considéré comme un espace de socialisation, un lieu dont l'une de ses fonctions principales est de faire interagir les utilisateurs entre eux afin d'assurer une production continuelle de contenu, et non plus uniquement la distribution de documents.Il est considéré comme un aspect très important du Web 2.0. En particulier, il est associé à déférents systèmes sociaux tels que le réseautage social, les blogs ou les wikis.

1. Historique

En 1955, le terme Social Web apparait sous la plume de l'auteur C. Krey dans l'essai History and the Social Web publié par les presses de l'université du Minnesota. Au début des années 1990, les idées associées à ce concept ont aussi été utilisées relative aux systèmes en ligne utilisés pour supporter les interactions sociales telles que les communautés virtuelles ou les MUD (ou Multiuser dungeon, qui sont les jeux de rôle en ligne multiutilisateurs) .En1998, le terme Social Web a été utilisé dans un article de Peter Hoschka qui décrivait le passage d'une utilisation des ordinateurs et du web comme de simples outils de coopération à un usage de l'ordinateur comme un médium social : From Basic Groupware to the Social Web (c'est à-dire : “Du simple travail de groupe au Social Web”). En juillet 2004 ce terme a aussi été utilisé dans un article décrivant une utilisation de XDI (XRI Data Interchange une technique d'échange d'information) pouvant intervenir dans le cadre de la conception d'applications web plus sociales (voir la section dédiée à ce sujet plus loin dans cet article)